Aprende a gestionar tu tiempo

¿Qué tan bien manejas tu tiempo? Si usted es como muchos de nosotros, su respuesta puede ser "No muy bien". A menudo puede sentir que no hay suficiente tiempo en un día.

Quizás incluso encuentre que constantemente tiene que trabajar hasta tarde para cumplir con sus plazos. Tal vez incluso te sientas demasiado ocupado como para perderte comidas y dormir .

Todos estos son signos clásicos de que es posible que no esté administrando su tiempo de manera efectiva.

1. Establecer objetivos

Los objetivos le brindan una visión, enfoque y destino para trabajar. Le ayudan a tener una idea clara de hacia dónde quiere ir y cómo administrar mejor su tiempo y recursos para llegar allí. Al establecer metas, puede identificar en qué vale la pena gastar su tiempo y qué distracción evitar.

Comience preguntándose dónde quiere estar dentro de seis meses. Puede ir más allá y ver dónde quiere estar en el próximo año o incluso dentro de una década. Establezca objetivos personales y profesionales que sean realistas y alcanzables. Este es un paso crucial para garantizar que administre mejor su tiempo.

2. Priorizar

La priorización no puede exagerarse cuando se trata de una gestión eficaz del tiempo. Puede ser difícil saber qué tareas abordar primero, especialmente cuando una avalancha de tareas parece urgente. Sin embargo, es relativamente fácil priorizar actividades si ya tiene metas claras establecidas. Hágase tres preguntas básicas para saber qué tareas deben tener prioridad:

  • ¿Por qué estoy haciendo esta tarea o actividad?

  • ¿Cómo me ayuda esta tarea a alcanzar mis objetivos?

  • ¿En qué medida esta tarea que estoy haciendo me ayuda a lograr mis objetivos?

Haz las cosas más importantes primero.

3. Mantenga una lista de tareas

Una lista de tareas es un sistema de recordatorio que le indica cuándo debe hacer qué. Mantener una lista de tareas pendientes lo ayuda a mantenerse organizado y a estar al tanto de las cosas. Ayuda a dividir las cosas en tareas o pasos pequeños y manejables para que nunca olvides hacer las cosas importantes. No trates de recordar todo lo que necesitas hacer en tu cabeza. En la mayoría de los casos, tratar de recordar todo no funcionará. En cambio, mantenga una lista de tareas pendientes. Un simple planificador diario, semanal o mensual en una libreta o diario puede hacer.

Escriba las cosas que debe hacer, incluidas las reuniones, las citas y los plazos. Priorice los elementos de su lista enumerando los elementos en orden de importancia, desde elementos de alta prioridad a elementos de baja prioridad, o resaltando tareas urgentes o importantes en su lista con un asterisco. Tache las tareas completadas con la frecuencia que agrega nuevas tareas en su lista de tareas para asegurarse de seguir avanzando.


4. Programar tareas

"Un horario defiende del caos y el capricho", dice la autora Annie Dillard. Si usted es una persona mañanera y descubre que es más creativo y productivo temprano en la mañana, programe tareas de alto valor en la mañana en su momento creativo / productivo máximo. Si su creatividad y energía aumentan cuando se pone el sol, entonces programe tareas de alta prioridad. Su tiempo de "inactividad" se puede programar para tareas menos importantes como revisar el correo electrónico o devolver llamadas telefónicas.

Comprenda su ritmo de horas pico y muerto y programe las tareas de manera adecuada para aprovechar al máximo las horas pico. Recuerde que no encuentra tiempo para cosas importantes; usted hace tiempo para cosas importantes mejor programando.

5. Centrarse en una tarea a la vez

Usted hace más en el menor tiempo posible cuando alterna entre hablar por su teléfono celular, navegar por Internet y tomar notas, ¿verdad? ¡Incorrecto! Según un estudio publicado por la Asociación Americana de Psicología, en realidad pasas entre un 20 y un 40 por ciento más de tiempo cuando realizas múltiples tareas. Además de costarle tiempo y eficiencia , la multitarea también puede reducir la calidad de su trabajo.

Olvídate de la multitarea. No se hace cargo de su carga de trabajo mediante la multitarea. Concéntrese más en completar una tarea a la vez. Completar tareas en secuencia una a la vez conduce a un mejor uso del tiempo, dicen los investigadores del estudio. Cambiar de una tarea a otra generalmente no se presta para un buen uso del tiempo.

6. Minimiza las distracciones

Ya sea que se trate de alertas de correo electrónico de clientes, llamadas telefónicas de amigos o chats de mensajería instantánea con prospectos mientras trabaja, las distracciones son un obstáculo para el uso efectivo del tiempo. Las distracciones rompen su concentración, disminuyen su productividad y, a menudo, le impiden completar tareas importantes a tiempo. También pueden causar estrés.

Identifique lo que lo distrae de realizar tareas básicas y deténgalo. Apague ese televisor y apague su conexión a Internet y chat de mensajería instantánea. Coloque un cartel de "No molestar" o similar en la entrada de su espacio de trabajo dedicado para evitar interrupciones. Simplemente haga lo que sea necesario para minimizar las distracciones. Esto asegura que tome el control de sus días y maximice su productividad.

7. Superar la dilación

Edward Young, el poeta inglés mejor recordado por Night Thoughts , dijo una vez que la dilación es el ladrón del tiempo. No pospongas tareas en las que deberías centrarte en este momento y deja que la dilación te robe el tiempo. Recuerde que el mejor momento para hacer algo es generalmente AHORA. Esfuérzate un poco más para vencer la procrastinación y obtener lo que hay que hacer HECHO.

Una estrategia efectiva para vencer la procrastinación es decirse que solo se embarcará en un proyecto durante unos minutos, digamos diez minutos. Una vez que comience el proyecto, sus jugos creativos comenzarán a fluir. Luego descubrirá que desea continuar con la tarea y, posiblemente, llevarla hasta el final. El truco para vencer la procrastinación puede ser tan simple como dedicar una pequeña cantidad de tiempo para comenzar. ¡Solo eso!


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8. Tome descansos

A menos que seas Superman, no puedes seguir trabajando largas horas sin quemar y sacrificar la calidad. Por muy tentador que sea trabajar hasta una fecha límite de 8 a 10 horas seguidas, tome descansos entre trabajos. De esta manera, le da a su cerebro un tiempo valioso para descansar y recargarse. Tomar descansos del trabajo no es perder el tiempo. Es una gestión inteligente del tiempo. Produces un trabajo de alta calidad cuando estás bien descansado.

Apriete descansos cortos entre el trabajo para el tiempo de inactividad. Idealmente, tome un descanso de cinco minutos cada hora o dos para descansar y pensar creativamente. Puede configurar una alarma para recordarle cuándo vence su descanso. Deja de trabajar y simplemente siéntate y medita en tu escritorio o sal a tomar una taza de café o una caminata corta. No te olvides de darte tiempo suficiente para almorzar también. No puedes trabajar de manera óptima con el estómago vacío.

9. Aprende a decir "No"

Una habilidad que muchos alumnos de alto rendimiento como el presidente Obama, Bill Gates y Richard Branson han dominado es el suave arte de decir "no" a las cosas que no son una prioridad. Decir "no" a las cosas que no son una prioridad le permite concentrarse en aquellas cosas que son realmente importantes. Solo tiene exactamente 24 horas en un día para hacer las cosas que importan. Si no aprende a decir "no" a cosas que no son importantes, las prioridades de otras personas precederán a las suyas y se verá inundado con demasiados proyectos y compromisos.

Di "no" amigablemente a todo lo que no respalde tus valores o te ayude a alcanzar tus metas. Tiene derecho a decir "no" sin importar con quién esté hablando. Cuando mejora al decir "no", le da tiempo al buen uso y se defiende del trabajo apresurado, el bajo rendimiento y la sobrecarga de trabajo.

10. Tareas delegadas

El viejo adagio del autor del siglo 17 John Donne de que nadie es una isla todavía es cierto hoy en día. No puedes manejar todo por tu cuenta. A veces es prudente dejar que otras personas lo ayuden con las tareas, especialmente cuando está abrumado. Ahorra tiempo, reduce el estrés y logra mucho más cuando asigna tareas a las personas adecuadas.

Renunciar a su control sobre el volante y otorgar autoridad con responsabilidad a las personas calificadas. Delegar no es descargar. Dar tareas con consecuencias. De esta manera, promueve la responsabilidad y garantiza que se cumplan los objetivos y los plazos.